Hur kopierar man ett förarkort?

Transportbranschen är hårt reglerad och kontrollerad. Enligt EU:s kör- och vilotidsregler måste alla yrkesförare använda digitala färdskrivare och förarkort. Syftet är tydligt: Att säkerställa trafiksäkerhet och rättvisa arbetsvillkor. Det är därför viktigt att tänka på att dessa regler även gäller när du hyr en lastbil och har trafiktillstånd.

För att följa reglerna räcker det inte att bara använda ett förarkort. Du måste också kopiera och lagra informationen regelbundet. Det är en del av din lagstadgade skyldighet som transportör. I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om hur man kopierar ett förarkort på rätt sätt.

Vad är ett förarkort?

Ett förarkort är ett personligt kort som används tillsammans med fordonets färdskrivare. Kortet lagrar all information om kör- och vilotider, hastighet, sträcka och fordonets användning, utfärdas av Transportstyrelsen och är giltigt i fem år. Endast yrkesförare som kör fordon med digital färdskrivare behöver använda det.

Varje gång du sätter in kortet i fordonet börjar data registreras automatiskt. Därför är det viktigt att tömma eller kopiera kortet med jämna mellanrum. Annars riskerar du att förlora värdefull information.

Varför behöver man kopiera förarkortet?

Att kopiera data från förarkortet är ett lagkrav. Enligt Transportstyrelsens föreskrifter måste arbetsgivaren kopiera förarkortet minst var 28:e dag.

Det finns flera anledningar till detta:

• För att kunna visa upp data vid en vägkontroll

• För att följa EU:s kör- och vilotidsregler

• För att undvika böter eller körförbud

• För att säkerställa korrekt uppföljning av arbetstid

Förarkortet rymmer endast data från de senaste 28 dagarna. Om informationen inte kopieras i tid skrivs den gamla datan över.

Hur kopierar man ett förarkort?

Att kopiera ett förarkort är en enkel men viktig process. Det görs vanligtvis med hjälp av en kortläsare eller direkt via färdskrivaren i fordonet.

1. Kopiera via färdskrivaren

De flesta moderna färdskrivare, till exempel VDO-skrivare eller Stoneridge, har en inbyggd funktion för att ladda ner data direkt från förarkortet.

Så här går det till:

• Sätt in förarkortet i kortplats 1 på färdskrivaren

• Navigera i menyn till “dataöverföring” eller “kortnedladdning”

• Välj alternativet att kopiera data till ansluten enhet (t.ex. USB-minne)

• Vänta tills nedladdningen är klar innan du tar ut kortet

Tiden det tar varierar beroende på mängden data, men vanligtvis bara några minuter.

2. Kopiera via en extern kortläsare

Om du inte har tillgång till fordonet kan du istället använda en extern förarkortsläsare. Dessa kopplas till datorn via USB och används tillsammans med särskild programvara.

Förfarandet är enkelt:

• Sätt i kortet i läsaren

• Starta programmet och välj “ladda ner data”

• Spara filen lokalt på datorn eller i molntjänst

• Se till att datan sparas i formatet .DDD eller .TGD  som krävs för att uppfylla lagkraven

Oavsett metod är det viktigt att alltid ha en säker rutin för hur du sparar och arkiverar filerna.

Vad ska man tänka på vid kopiering?

Vid kopiering av förarkort finns några viktiga punkter att tänka på:

• Spara filerna på flera platser. En säkerhetskopia är avgörande om originaldata går förlorad.

• Ange tydliga filnamn. Namnge filerna med förarens namn och datum för nedladdning.

• Håll regelbunden rutin. Kopiera kortet minst var 28:e dag. Gärna oftare.

• Skydda kortet. Förvara det säkert, eftersom det innehåller personlig data.

En tydlig struktur för datalagring gör att du uppfyller lagkraven och underlättar vid eventuell kontroll.

Skillnader mellan VDO-skrivare och andra märken

De flesta moderna färdskrivare fungerar på liknande sätt, men menyer och kommandon kan variera beroende på tillverkare. VDO-skrivare, som är en av de mest använda i Sverige, har ett användarvänligt gränssnitt och tydliga instruktioner på skärmen. Andra modeller, som Stoneridge SE5000, kan kräva något mer steg.

Hos RG Hyr finns fordon utrustade med flera olika typer av färdskrivare. Vi hjälper dig gärna att förstå hur kopiering fungerar oavsett modell.

Hur ofta ska data från färdskrivaren kopieras?

Förutom förarkortet ska även fordonsdatan från färdskrivaren laddas ner regelbundet. Transportstyrelsen kräver att detta görs minst var 90:e dag. Genom att ha fasta rutiner för både kort och fordon undviker du problem vid kontroller och får bättre överblick över kördata. Många företag väljer att kombinera detta arbete med digitala system för fordonsövervakning och rapportering. Det sparar tid och minskar risken för misstag.

Vanliga misstag vid kopiering av förarkort

Även om processen är enkel kan misstag ske. Här är de vanligaste:

• Föraren glömmer att kopiera kortet inom 28 dagar

• Filerna sparas i fel format

• Data lagras utan backup

• Kortet skadas på grund av felaktig hantering

Att undvika dessa misstag sparar både tid och pengar. Det skapar också ett mer professionellt intryck vid kontroller.

Kopiera förarkort vid hyrda fordon

Om du hyr en tung lastbil med digital färdskrivare är det fortfarande du som ansvarar för att kopiera ditt förarkort och ladda ner datan från färdskrivaren innan hyrfordonet återlämnas. Fordonet tillhör visserligen hyrbolaget, men kör- och vilotidsreglerna gäller alltid för föraren och dennes arbetsgivare.

Hos RG Hyr får du fordon som redan är förberedda med moderna färdskrivare och tydliga instruktioner för hur du hanterar data. Det gör att du enkelt kan följa reglerna även vid tillfälliga hyror.

Säker lagring och arkivering

Enligt lag ska förarkortsdata sparas i minst 12 månader. För fordonets data gäller 24 månader. Det är viktigt att arkivera filerna på ett säkert sätt. Många företag använder externa hårddiskar, molntjänster eller dedikerade analysverktyg.

Hos RG Hyr rekommenderar vi att alltid lagra filerna på flera platser och med regelbunden backup. På så sätt undviker du förlust av värdefull data.

Sammanfattning; Kopiera förarkort på rätt sätt

Att kopiera förarkortet är en enkel men avgörande del av att följa kör- och vilotidsregler. Genom att kopiera datan regelbundet undviker du böter, stillestånd och onödiga problem. Kortet kopieras antingen via färdskrivaren i fordonet eller med en extern kortläsare. Datan ska sparas i rätt format och arkiveras säkert. Hos RG Hyr erbjuder vi moderna fordon med uppdaterade VDO-skrivare, tydliga rutiner och professionell rådgivning för både kort- och långtidsuthyrning.

Kontakta oss idag för mer info om hur du kopierar ditt förarkort och uppfyller alla krav.